Neue Arbeitswelten: Die Geister, die ich rief

Mein Name ist Sophia Schneider und ich beschäftige mich in meinem üblichen Arbeitsalltag mit Lean Management innerhalb der Zurich Versicherung. Vor zwei Jahren erhielt ich die großartige Chance, in einem tollen Projekt mitzuarbeiten. Die Zurich Gruppe Deutschland hatte sich entschieden, für die Innendienst-Mitarbeitenden flexiblere Arbeitsformen einzuführen. Weshalb großartig? Weil Mitarbeiter und Führungskräfte aus vielen Unternehmenssparten hier zusammenkamen, um Bewährtes nochmal auf den Prüfstand zu stellen und zusätzlich ganz neue Ideen zu entwickeln. Wir begaben uns sozusagen auf die grüne Wiese. Unsere Vision war es nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und uns von Mitbewerbern abzugrenzen, sondern natürlich auch unsere Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern und das Arbeiten in modernen Arbeitswelten zu unterstützen.

Agiles Arbeiten – erfrischend anders

Wir arbeiteten im Projekt agil, nach Scrum. Zurich selbst arbeitet bereits seit einiger Zeit mit dem Design Thinking Ansatz – für uns im Projektteam war es jedoch eine Premiere. Aber wir konnten uns schnell in die Methodik einfinden. Die Arbeit mit Scrum war erfrischend anders. Es ist spannend, sich einem Thema mal nicht konventionell, sondern aus einer anderen Perspektive heraus zu nähern. Unser Baby -das Projekt – nannten wir „FlexWork“.

Perspektivenwechsel im Projekt

Ich berichte über „FlexWork“, weil es relativ selten ist, dass man etwas entwickelt, was man am Ende selbst „ausbaden“ muss. Genau das erlebe ich zurzeit. Das Projekt befindet sich aktuell in der Einführungsphase, was bedeutet, dass ich nun davon eingeholt werde, was ich mit meinen Kollegen und Kolleginnen für die Mitarbeitenden im Innendienst der Zurich Gruppe Deutschland konzeptioniert habe. Ich wechsele sozusagen gerade die Seiten – vom Entwickler zum Anwender.

Worum geht es bei FlexWork eigentlich? Vereinfacht gesagt, haben wir zwei Modelle entwickelt, in denen Mitarbeiter flexibel arbeiten können. Die beiden Modelle heißen HomeOffice (der Arbeitsplatz ist zu Hause und im Bürogebäude) und FlexOffice (der Arbeitsplatz wird von der aktuellen Anforderung an den Job bestimmt). Entscheidend ist, dass die Tätigkeit und der Mitarbeiter persönlich für eines der beiden Modelle geeignet ist. Ich selbst kann zum Beispiel nicht im HomeOffice arbeiten. Ich führe in meinem normalen Arbeitsalltag schwerpunktmäßig Workshops und Coachings durch. Das geht natürlich nicht von zu Hause aus. Meine Funktion erfordert dennoch Flexibilität, und deshalb ist es für mich möglich, dass ich im FlexOffice arbeite. 

Dringend notwendig: Ein frischer Blick und Neutralität

Und da wären wir schon beim ersten Geist, den ich rief. Die Eignungskriterien: Ich erinnere mich, als wir diese entwickelt haben, haben wir unsere eigene Betroffenheit nicht in den Mittelpunkt unserer Überlegungen gestellt, sondern versucht, neutral zu bleiben. Da uns aber andererseits auch sehr bewusst war, wie wichtig es ist, den Anwender und Nutzer nicht außen vor zu lassen, haben wir uns „unbefleckte“ Kollegen und Kolleginnen für einen oder mehrere Tage zeitweise in unser Projekt geholt, um mit ihnen unsere Entwürfe zu diskutieren. Dabei haben wir sowohl Erfahrungen und Meinungen von Führungskräften- als auch die der Mitarbeitenden berücksichtigt. Das war sehr fruchtbar und das würde ich – egal in welchem Projekt ich noch einmal mitarbeite – immer wieder so tun!

Ja, und da saß ich vor einiger Zeit vor den Eignungskriterien und musste mich nun selbst einschätzen – denn ich wollte gerne im FlexOffice arbeiten. Das war eine spannende Sache und mir wurde bewusst, dass ich an der ein oder anderen Stelle meine Eigenorganisation noch anpassen muss, sodass die Arbeit im FlexOffice auch die guten Ergebnisse bringt, die ich erzielen möchte. Ich hielt mich für geeignet, im FlexOffice zu arbeiten und meine Chefin sah das Gott sei Dank genauso.

Ein Führerschein fürs HomeOffice?

Geist Nummer zwei ist der FlexWork-Führerschein. Wir hatten die Weitsicht und haben den Test mit vielen, rotierenden Fragen entwickelt. Wer also jetzt glaubt, ich hätte alle Antworten parat gehabt: Fehlanzeige. Da musste ich genau wie alle anderen Kollegen auch durch. Mit ein bisschen nachdenken und sich nochmal die ein oder andere Policy vor Augen führen, war es aber nicht so schwierig. Ich habe bestanden.

Als nächstes (Geist Nummer drei) musste ich meinen Antrag auf FlexOffice stellen. Das läuft alles komplett digital und hier klopfe ich uns – also dem Projektteam – einmal auf die Schulter: das haben wir genial gelöst. Keine Papierschlacht, kein langes Warten auf Bestätigungen, alles voll automatisch und ohne großen Zeitaufwand zu lösen. Perfekt!

Kommunikation und Organisation sind die halbe Miete

Im Team werden wir noch einiges zu besprechen haben: Zum Beispiel wie wir uns künftig organisieren, welche Regeln wir aufstellen und wie wir den Informationsfluss im Team sicherstellen. Und noch einiges mehr. Aber ich freue mich darauf, diese neue Welt und den längst überfälligen und großartigen Kulturwandel mitgestalten zu können. Unter dem Strich muss ich sagen: die Geister, die ich rief, waren gute Geister.